Shopify koppelen aan Exact Online.
Bestellingen, klanten en betalingen uit Shopify automatisch in je Exact Online-administratie, zonder overtypen en zonder dat je accountant achteraf hoeft te corrigeren.
Je boekhouding draait vanzelf mee.
In Exact Online komen facturen, debiteuren, btw en bankboekingen samen. Elke Shopify-bestelling die iemand daar met de hand inboekt, kost tijd en geeft kans op fouten, zeker bij drukte of acties.
Er zijn drie routes naar een koppeling. Exact beschrijft in zijn kennisbank een eigen webshopkoppeling voor Shopify (Instellingen, tabblad Webshops). Daarnaast bestaan er apps, bijvoorbeeld xCore, iWebDevelopment en Combidesk in de Exact App Store. En er is maatwerk via de Exact-API. Welke route past hangt af van je Exact-pakket en je proces. Dat lees je verderop, zonder verkooppraatje.
Wat de route ook is: de vraag is niet of het kan, maar hoe je het inricht. Een verkooporder of een factuur, welke grootboekrekening per verkoopkanaal, hoe je een uitbetaling boekt. Dat leggen we vooraf vast, samen met jou en je boekhouder. Onze koppelingen draaien op middleware: berichten gaan in een wachtrij, worden opnieuw geprobeerd als Exact even niet reageert en worden gelogd.
Bestellingen als order of factuur
Een Shopify-bestelling wordt automatisch een verkooporder of verkoopfactuur in Exact Online, met de juiste regels, btw en klant.
Klanten zonder dubbel werk
Nieuwe klanten komen als relatie in Exact. Bestaande klanten worden herkend in plaats van dubbel aangemaakt.
Betalingen en uitbetalingen
We leggen vast hoe betalingen en uitbetalingen in je boekhouding terechtkomen, zodat afletteren geen puzzel wordt.
Retouren als creditnota
Een terugbetaling in Shopify wordt een creditnota in Exact. Hoe je die aan de oorspronkelijke factuur verwijst, leggen we vooraf vast.
Voorraad als je die in Exact beheert
Beheer je voorraad in Exact, dan zetten we voorraadmutaties door naar Shopify. Dat vraagt wel het juiste Exact-pakket.
Bewaakt, ook na livegang
Mislukte berichten blijven niet ongemerkt liggen, en aangekondigde wijzigingen van Exact houden we in de gaten.
Wat stroomt er tussen Shopify en Exact?
Dit is een typische opzet. Welke stromen je nodig hebt en in welke richting, bepalen we in de gratis scan op basis van jouw administratie en pakket.
| Gegevens | Richting | Wanneer | Waar we op letten |
|---|---|---|---|
| Bestellingen | Shopify → Exact | Zodra een bestelling is betaald | Als verkoopfactuur (kan ook zonder handelsmodule) of als verkooporder (vraagt het pakket Handel of Productie). Een order wordt niet vanzelf een factuur, die stap regelen we apart. |
| Verkoopboekingen | Shopify → Exact | Per bestelling of per dag | Wil je geen factuur uit Exact, omdat je webshop de factuur maakt, dan boeken we de verkoop als verkoopboeking. |
| Klanten | Shopify → Exact | Bij de eerste bestelling | Bestaande relaties worden herkend in plaats van dubbel aangemaakt. Let op: een relatiecode is in Exact 18 tekens lang, met voorloopspaties. |
| Betalingen en uitbetalingen | Shopify → Exact | Per betaling of per uitbetaling | Als bankboeking in het dagboek van je betaalprovider. Een uitbetaling bundelt bestellingen en kosten, daarom spreken we vooraf af hoe dat wordt geboekt. |
| Retouren en terugbetalingen | Shopify → Exact | Bij een terugbetaling | Als creditnota of retourboeking. Of de API een creditnota aan de oorspronkelijke factuur kan koppelen, hebben we niet kunnen bevestigen. Dat leggen we vooraf vast. |
| Voorraad | Exact → Shopify | Via meldingen of op een vast interval | Alleen als je voorraad in Exact bijhoudt. Voorraadposities en magazijnen horen bij het pakket Handel of Productie. |
| Artikelen en prijzen | Exact → Shopify (of andersom) | Bij wijzigingen | Kies per gegeven één bron van waarheid. Mogen beide systemen prijzen wijzigen, dan overschrijven ze elkaars werk. |
Bron: REST API-referentie van Exact Online. Wat precies kan, hangt af van je pakket en de rechten van de gebruiker die de koppeling autoriseert.
Zo komt een bestelling in Exact.
Van bestelling naar boeking
Zodra een klant heeft betaald, geeft Shopify dat door aan onze middleware. Die zet de bestelling in een wachtrij, controleert hem en vertaalt de gegevens naar wat Exact verwacht: relatie, artikel, btw-code en grootboekrekening. Daarna maakt de koppeling de order, factuur of boeking aan via de Exact Online REST-API en bewaart hij het Exact-nummer bij de Shopify-bestelling, zodat je altijd kunt terugvinden wat er is gebeurd.
De limieten van Exact
Exact begrenst de API per app en per administratie op 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag, voor zowel de XML- als de REST-API. Wie die grens overschrijdt, krijgt een 429-fout. Daarnaast mag je niet meer dan 10 foutmeldingen per uur veroorzaken op hetzelfde eindpunt, anders volgt een blokkade van een uur, en parallelle aanroepen zijn niet toegestaan.
Een bestelling vraagt meerdere aanroepen: een relatie opzoeken of aanmaken, de factuur of order aanmaken en de betaling boeken. Een actie of piekdag met veel bestellingen kan je dus snel bij de grens brengen. Onze middleware rekent daarom mee, verdeelt het werk over de tijd en probeert mislukte aanroepen opnieuw zonder berichten te verliezen. Met een Premium-licentie ligt de daglimiet hoger.
Meldingen zijn geen garantie
Exact kent webhooks, onder meer voor verkooporders, verkoopfacturen en voorraadposities. Zo'n melding is dun: onderwerp, actie, administratie en sleutel. De gegevens zelf haal je daarna op met een aparte aanroep. Mislukt de aflevering, dan probeert Exact het tot 10 keer opnieuw, met oplopende wachttijd over ongeveer 34 uur.
Ook Shopify garandeert de levering en de volgorde van webhooks niet. Meldingen kunnen dubbel of vertraagd aankomen, en na te veel mislukte pogingen verwijdert Shopify abonnementen die via de API zijn aangemaakt. Shopify raadt zelf aan niet uitsluitend op webhooks te vertrouwen. Daarom ontdubbelen we meldingen en draait er een controleslag die op wijzigingstijd vergelijkt wat Shopify en Exact weten.
Toegang en veiligheid
Exact werkt met OAuth 2.0 en kent geen client-credentials- of wachtwoordflow, dus de gebruiker geeft toestemming via een inlogscherm. De toegangssleutel is 10 minuten geldig, de vernieuwingssleutel 30 dagen. Die laatste wordt bij elk gebruik vervangen, dus er mag maar één proces tegelijk vernieuwen. Twee processen die dat tegelijk doen, breken de verbinding. Daarom beheren we de sleutels op één plek.
Jij bepaalt bij de toestemming welke administraties de koppeling mag zien. Er is geen sandbox: we testen in een aparte administratie voordat we naar je echte boekhouding gaan.
Wat Exact in 2026 en 2027 verandert
Exact heeft aangekondigd dat een aantal onderwerpen van de oude XML-API vanaf januari 2027 vervalt, waaronder verkooporders, facturen, voorraadposities, btw-codes en grootboekrekeningen. Wie dan nog een koppeling heeft die via XML werkt, moet overstappen op de REST-API. Ook zijn er eerdere wijzigingen: de webhook voor financiële transacties is sinds juni 2026 stopgezet en eigen GUID's meesturen mag sinds 1 juli 2026 niet meer.
Heb je een oudere koppeling met Exact, dan is nu een goed moment om te laten nakijken welke API hij gebruikt.
Zeven valkuilen, en hoe we ze voorkomen.
De meeste problemen met een boekhoudkoppeling zitten niet in de techniek, maar in de details van je administratie en je pakket. Dit zijn de plekken waar wij op letten.
Order of factuur?
Een verkooporder in Exact vraagt het pakket Handel of Productie, en wordt niet vanzelf een factuur. Een verkoopfactuur of verkoopboeking kan ook met een boekhoudpakket. We kiezen de route die bij jouw pakket en proces past.
Rechten en pakket
Heeft de gebruiker die de koppeling autoriseert te weinig rechten, dan geeft Exact geen foutmelding maar een lege lijst terug. Zonder controle merk je dat pas als er niets binnenkomt. We testen de rechten vooraf.
Btw, OSS en afronding
Shopify geeft per regel en per verzendregel de btw door en of prijzen inclusief btw zijn. Wij koppelen die aan de juiste btw-code in Exact, ook voor OSS-verkoop naar andere EU-landen, en boeken afrondingsverschillen apart in plaats van een afwijkend factuurbedrag.
Kortingen, verzendkosten en cadeaubonnen
Shopify geeft kortingen per regel door, en een korting op orderniveau zit niet in het regeltotaal. We rekenen daarom met de kortingsverdeling zelf. Verzendkosten komen als aparte regel op de juiste rekening. Een cadeaubon is geen omzet bij verkoop maar pas bij inwisseling.
Het aantal facturen in je abonnement
Volgens Exact bevat Boekhouden Essentials 25 en Plus 100 verkoopfacturen per maand per licentie, bij Professional is dat onbeperkt, daarboven betaal je per factuur. Of via de API aangemaakte boekingen meetellen, hebben we niet kunnen bevestigen. Dat vragen we vooraf na, en het bepaalt of je beter per dag kunt boeken.
Verlopen of gebroken toegang
De vernieuwingssleutel is 30 dagen geldig en wordt bij elk gebruik vervangen. Wie dertig dagen niets doet, moet opnieuw toestemming geven. We bewaken de toegang en melden het voordat de koppeling stilvalt.
Afgesloten perioden en nummering
Het factuurnummer komt uit het dagboek en wordt bij invoer of bij afdrukken toegekend, afhankelijk van een instelling. Wat de API doet bij een afgesloten periode, hebben we niet in de documentatie gevonden. Daarom spreken we vooraf af hoe late boekingen en creditnota's worden verwerkt.
Welke route past bij jouw situatie?
Je kunt de koppeling van Exact zelf gebruiken, een app kiezen of maatwerk laten bouwen. Voor een eenvoudige webshop volstaat een standaardroute vaak prima.
Ingebouwd of een app past als…
- ✓ je één Shopify-winkel aan één administratie koppelt
- ✓ je Exact standaard hebt ingericht, zonder eigen velden of afwijkende btw-logica
- ✓ orders of facturen op de manier van de koppeling in je boekhouding moeten komen
- ✓ je ordervolume overzichtelijk is
- ✓ je snel wilt starten
Maatwerk past als…
- ✓ je meerdere Shopify-winkels of administraties koppelt
- ✓ je eigen velden, kostenplaatsen of afwijkende factuurregels gebruikt
- ✓ je B2B-prijzen, staffels of betaalafspraken per klant hebt
- ✓ je volume piekt en de limieten van Exact bewaakt moeten worden
- ✓ je nog een oude XML-koppeling hebt die voor januari 2027 vervangen moet worden
Past een standaardroute bij jou, dan zeggen we dat ook. Lees meer in Is een kant-en-klare koppelapp genoeg, of heb je maatwerk nodig?
Van losse systemen naar één geheel.
Scan en inventarisatie
We brengen je Exact-pakket, je administratie(s), je btw- en grootboekinrichting en je Shopify-wensen in kaart en leggen vast welke route past. Daar komt een vaste scope uit.
Bouwen en testen
We bouwen de koppeling en testen in een aparte Exact-administratie met lastige scenario's: korting, verkoop naar het buitenland, deelzending en retour. Pas als de cijfers kloppen gaat hij live.
Live en monitoren
Je gaat live zonder verrassingen, vaak samen met een migratie of lancering. Daarna bewaken we de koppeling met logging en meldingen, zodat een mislukte bestelling niet ongemerkt blijft.
Dit hebben we van je nodig
- ✓ Toegang tot je Exact Online-administratie en je pakket, bij voorkeur ook een testadministratie
- ✓ Hoe je nu boekt: grootboekrekeningen, btw-codes, dagboeken en betaalmethoden
- ✓ Je artikelcodes en welk systeem leidend is voor prijzen en voorraad
- ✓ Een contactpersoon bij je boekhouder of accountant voor afstemming
Eerlijk over de kosten.
Er zijn grofweg twee kostenmodellen: een app met een eigen tarief, of een maatwerkkoppeling als eenmalige investering met lager doorlopend onderhoud. Wat de ingebouwde koppeling van Exact kost en bij welk pakket hij hoort, hebben we niet kunnen bevestigen, controleer dat in je eigen omgeving. Ordervolume, maatwerk in je Exact-omgeving, je pakket en internationale verkoop bepalen wat past.
Een eerste ERP-koppeling zit inbegrepen vanaf het pakket Migratie Plus. Een losse koppeling bespreken we na de gratis scan, dan hoor je ook de doorlooptijd. Meer uitleg vind je in Wat kost een Shopify-Exact Online koppeling?
“De lijntjes zijn kort en Payam communiceert snel en helder. Je wordt als klant goed meegenomen in het gehele ontwikkelproces.”
Alles over de koppeling.
Heeft Exact zelf een Shopify-koppeling?
Exact beschrijft in zijn kennisbank een eigen webshopkoppeling voor Shopify, te vinden bij de instellingen onder het tabblad Webshops. Daarnaast bestaan er apps, zoals xCore, iWebDevelopment en Combidesk in de Exact App Store. Of de ingebouwde koppeling bij jouw pakket beschikbaar is, controleer je in je eigen omgeving. Wij helpen kiezen en vullen aan waar de standaard ophoudt.
Maakt de koppeling een verkooporder of een factuur aan?
Dat kan allebei, en wat past hangt af van je pakket. Een verkooporder vraagt het pakket Handel of Productie en wordt niet vanzelf een factuur. Een verkoopfactuur of verkoopboeking kan ook met een boekhoudpakket. Wil je geen factuur uit Exact, dan boeken we de verkoop als verkoopboeking.
Welk Exact-pakket heb ik nodig?
Voor orders en voorraad heb je Handel of Productie nodig. Voor facturen en boekingen volstaat vaak een boekhoudpakket. Welke onderdelen beschikbaar zijn, hangt af van je pakket en de rechten van de gebruiker die de koppeling autoriseert. Dat controleren we in de scan.
Is er een limiet op het aantal aanroepen naar Exact?
Ja: 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag, per app en per administratie. Daarboven volgt een 429-fout. Een bestelling vraagt meerdere aanroepen, dus bij veel bestellingen werkt onze middleware met een wachtrij die het tempo bewaakt.
Werkt de koppeling met webhooks?
Ja, maar we vertrouwen er nooit alleen op. Exact en Shopify sturen meldingen, maar die kunnen dubbel, vertraagd of niet aankomen. Daarom ontdubbelen we meldingen en vergelijkt een controleslag regelmatig wat beide systemen weten.
Kan ik meerdere administraties of Shopify-winkels koppelen?
Ja. Bij de toestemming kies je welke administraties de koppeling mag zien, en één verbinding kan er meerdere dekken. Voor meerdere Shopify-winkels aan één administratie lees je Meerdere Shopify-winkels koppelen aan Exact Online.
Hoe gaat de koppeling om met btw bij verkoop naar het buitenland?
Shopify geeft per regel en per verzendregel de btw door. Wij koppelen die aan de juiste btw-code in Exact. Voor OSS-verkoop controleren we met je boekhouder welke codes jouw administratie daarvoor gebruikt. Dat testen we met voorbeeldbestellingen voordat de koppeling live gaat.
Wat als mijn koppeling nog de oude XML-API gebruikt?
Exact heeft aangekondigd dat een aantal XML-onderwerpen vanaf januari 2027 vervalt, waaronder verkooporders, facturen, voorraadposities en btw-codes. Een koppeling die daarvan afhangt, moet naar de REST-API. We kijken graag mee welke API jouw koppeling gebruikt.
Is er een testomgeving voor Exact Online?
Er is geen sandbox. We testen daarom in een aparte administratie met testbestellingen, voordat we naar je echte boekhouding gaan.
Tellen via de koppeling aangemaakte facturen mee voor mijn abonnement?
Dat kunnen we op basis van de documentatie niet bevestigen. Exact noemt per Boekhouden-pakket een aantal verkoopfacturen per maand. We vragen vooraf na hoe jouw abonnement dat telt, want het bepaalt of je per bestelling of per dag boekt.
Behoud ik mijn Exact-koppeling bij een migratie naar Shopify?
Ja, mits je hem goed meeneemt in het traject. Lees Migreren naar Shopify met behoud van je Exact Online-koppeling.
Shopify & Exact Online koppelen?
Vrijblijvend, binnen 2 werkdagen weet je welke koppeling past en hoe de aanpak eruitziet.