Exact Online is voor veel Nederlandse webshops de vertrouwde plek waar de boekhouding klopt. Maar zodra je ook voorraad en orders via Exact bijhoudt naast je Shopify-verkopen, is het net zo belangrijk dat die twee realtime op elkaar aansluiten. Dit artikel legt uit hoe dat werkt, en waar het vaak misgaat.
In het kort
- Voorraad die niet realtime synchroniseert, leidt tot overselling of onnodig gemiste verkopen.
- Orders moeten in beide richtingen kloppen: van Shopify naar Exact, en voorraadwijzigingen terug.
- Verkoop je ook via andere kanalen naast Shopify, dan is realtime sync nog belangrijker.
- Robuuste middleware voorkomt dat een storing leidt tot een blijvende voorraadfout.
Waarom voorraadsynchronisatie meer is dan een technisch detail
Verkoop je uitsluitend via Shopify, dan is voorraadbeheer redelijk overzichtelijk. Zodra je voorraad ook via een ander kanaal beweegt, bijvoorbeeld handmatige verkoop, een showroom of een tweede verkoopkanaal dat in Exact Online wordt bijgehouden, moet elke mutatie in beide richtingen direct doorkomen. Gebeurt dat niet realtime, dan verkoop je op enig moment iets dat er niet meer is.
Orders: van Shopify naar Exact, en weer terug
Een Shopify-order moet automatisch in Exact Online terechtkomen, inclusief de juiste klant- en productgegevens, klaar voor facturatie. Tegelijk moet een voorraadmutatie die in Exact ontstaat (bijvoorbeeld een correctie of een verkoop via een ander kanaal) net zo snel zichtbaar worden in Shopify. Dat is een tweerichtingsproces, geen eenrichtingskoppeling.
Waar het vaak misgaat
- Vertraagde synchronisatie: een koppeling die periodiek in plaats van realtime bijwerkt, loopt per definitie een stap achter.
- Alleen orders, geen voorraad: sommige koppelingen sturen orders door maar nemen voorraadmutaties niet volledig mee.
- Geen foutafhandeling: een tijdelijke storing zonder herstelmechanisme kan een mutatie stilletjes laten verdwijnen.
Hoe wij dit oplossen
Met robuuste middleware synchroniseren we voorraad en orders in beide richtingen tussen Shopify en Exact Online, met foutafhandeling die een mutatie in de wacht zet en opnieuw probeert bij een storing, in plaats van hem kwijt te raken. Zo weet je zeker dat wat je op Shopify toont, ook daadwerkelijk beschikbaar is.
Conclusie
Voorraad en orders realtime laten kloppen tussen Shopify en Exact Online voorkomt zowel overselling als onnodig gemiste verkopen. Wil je weten hoe dat voor jouw webshop werkt? Bekijk onze Exact Online-koppeling of vraag een gratis scan aan.