Een T-shirt in drie kleuren en vier maten is in Shopify één product met varianten. Exact Online is in de kern een boekhoudpakket, geen e-commerceplatform, en gaat met dat soort variatie vaak anders om. Die vertaling moet in de koppeling goed geregeld worden.
In het kort
- Shopify ziet varianten als combinaties binnen één product, elk met een eigen SKU.
- Exact Online is primair gebouwd voor boekhouding, met een eenvoudiger artikelmodel dan een volwaardig ERP.
- In de praktijk wordt elke Shopify-variant vaak als los artikel(nummer) in Exact Online aangehouden.
- Consistente artikelcodes tussen beide systemen zijn de basis van een kloppende koppeling.
Hoe Shopify varianten structureert
In Shopify is een product met opties zoals kleur en maat één centraal item, waarbij elke combinatie een eigen variant is met eigen SKU, prijs en voorraad. Dat model is gebouwd voor verkoop, met varianten als kern van hoe klanten een product kiezen.
Waarom Exact Online hier eenvoudiger in is
Exact Online is in de basis een boekhoudpakket, met een artikelmodel dat minder diepgaand is ingericht op varianten dan een volwaardig voorraad-ERP. In de praktijk betekent dit meestal dat elke Shopify-variant als een apart artikel(nummer) in Exact Online wordt bijgehouden, in plaats van als itemvariant onder één hoofdartikel. Dat is geen tekortkoming, het past bij waar Exact Online sterk in is: boekhoudkundige verwerking, niet gedetailleerd voorraadbeheer per variant.
Wat dit vraagt van de koppeling
- Consistente artikelcodes: elke Shopify-variant moet eenduidig matchen met het juiste artikel in Exact Online, zonder handmatige uitzoekwerk.
- Voorraad per variant, niet per product: de koppeling moet voorraad op variantniveau synchroniseren, ook al ziet Exact Online dat als losse artikelen.
- Nieuwe varianten meenemen: voeg je een nieuwe kleur of maat toe, dan moet er automatisch een nieuw, correct gekoppeld artikel in Exact Online ontstaan.
Wanneer dit tegen grenzen aanloopt
Heb je een zeer groot aantal varianten per product, dan kan het aantal losse artikelen in Exact Online snel oplopen. Dat is precies een van de signalen dat een kant-en-klare koppelapp ontgroeid wordt en maatwerk of een overstap naar een systeem met een rijker variantmodel, zoals Business Central, de moeite waard wordt.
Conclusie
Productvarianten goed koppelen tussen Shopify en Exact Online draait vooral om consistente artikelcodes, passend bij Exact's eenvoudigere artikelmodel. Wil je zeker weten dat jouw varianten goed matchen? Bekijk onze Exact Online-koppeling of vraag een gratis scan aan.