Voor veel webshopeigenaren is dit de grootste tijdvreter: elke Shopify-bestelling die alsnog met de hand in Exact Online moet worden ingeboekt. Dit artikel laat zien hoe die stap volledig automatisch kan, van order tot correcte boeking, zonder dat je accountant achteraf hoeft te corrigeren.
In het kort
- Een Shopify-order kan automatisch een verkoopfactuur aanmaken in Exact Online.
- Klantgegevens worden automatisch aangemaakt of bijgewerkt, zonder dubbele invoer.
- Btw wordt correct toegepast, ook bij verkoop naar het buitenland.
- Je administratie sluit altijd aan op je verkoop, zonder handmatige correcties achteraf.
Van Shopify-order naar factuur in Exact Online
Zodra een klant afrekent op Shopify, kan de koppeling automatisch een verkoopfactuur aanmaken in Exact Online, met de juiste producten, bedragen en btw. Geen handmatig overtypen, geen risico op een verkeerd ingevoerd bedrag, en je boekhouding is altijd actueel op het moment dat een order binnenkomt.
Klantgegevens zonder dubbele invoer
Een nieuwe klant op Shopify hoeft niet apart te worden aangemaakt in Exact Online: de koppeling doet dat automatisch, en werkt bestaande klantgegevens bij wanneer nodig. Dat voorkomt niet alleen dubbel werk, maar ook dubbele of inconsistente klantprofielen in je administratie.
Btw correct toegepast
Verkoop je ook naar het buitenland, dan moet de juiste btw-regeling worden toegepast, afhankelijk van het land van de klant en of het om een consument of bedrijf gaat. Een goede koppeling neemt deze logica mee, zodat je facturen automatisch btw-technisch correct zijn, niet alleen voor binnenlandse verkoop.
Wat er gebeurt bij een retour
Een retour of terugbetaling hoort net zo automatisch verwerkt te worden als de oorspronkelijke factuur: als creditnota in Exact Online, met de juiste koppeling naar de oorspronkelijke order. Zonder die automatisering ontstaat precies het handwerk dat de koppeling had moeten wegnemen.
Waarom dit meer is dan gemak
Een administratie die niet aansluit op je verkoop kost niet alleen tijd, het kost ook vertrouwen: bij je accountant, bij een controle, en bij jezelf als je wilt weten hoe je bedrijf er financieel voorstaat. Automatische, correcte facturatie is daarmee niet alleen een tijdsbesparing, het is de basis onder betrouwbare cijfers.
Conclusie
Van order tot factuur tot eventuele creditnota: dit hele proces kan volledig automatisch en correct verlopen tussen Shopify en Exact Online. Wil je weten hoe dat voor jouw webshop werkt? Bekijk onze Exact Online-koppeling of vraag een gratis scan aan.