Shopify koppelen aan Twinfield.
Bestellingen en betalingen uit Shopify netjes in Twinfield geboekt, op de manier waarop je accountant ze wil zien.
Boeken zoals je accountant dat wil.
Twinfield is een online boekhoudpakket van Wolters Kluwer. Het bijzondere ervan: je accountant kijkt volgens Wolters Kluwer gratis mee, en het laagste niveau (Basis Boekhouden) bestaat alleen via een Twinfield-accountant. Dat maakt een koppeling anders dan bij een pakket dat alleen jij gebruikt. De manier van boeken moet passen bij je accountant, anders staat die achteraf toch te corrigeren.
Wolters Kluwer beschrijft zelf twee boekingsroutes voor een webshop. Bestellingen die vooruit zijn betaald, bijvoorbeeld met iDEAL, boek je als één journaalpost per dag en per betaalprovider, zonder klant in Twinfield. Bestellingen op rekening boek je als verkooptransactie per factuur en per klant. Welke route past, bepaal je samen met je accountant. Wij bouwen wat daaruit komt.
Eén ding weet je beter vooraf: een koppeling met de Twinfield-API moet gecertificeerd zijn en vraagt een doorlopend API-abonnement. Hieronder leggen we uit wat dat inhoudt.
Boekingen die kloppen
Verkoop komt in Twinfield op de manier die je accountant afspreekt: per dag gebundeld of per factuur.
Klanten als debiteur
Bij bestellingen op rekening ontstaat de klant als debiteur in Twinfield, met adres en btw.
Betalingen afletteren
Betalingen koppelen we aan de juiste openstaande post. Twinfield kent daarvoor een afletterfunctie met deelbetaling en verschillen.
Creditnota's
Een terugbetaling in Shopify wordt een omgekeerde boeking op de oorspronkelijke verkoop.
Facturen waar het kan
Met het juiste Twinfield-niveau kan een verkoopfactuur direct worden aangemaakt. Anders boeken we de verkoop als transactie.
Samen met je accountant
We stemmen dagboeken, grootboekrekeningen en btw-codes vooraf af, en testen voordat er iets live gaat.
Wat stroomt er tussen Shopify en Twinfield?
Dit volgt de aanpak die Wolters Kluwer zelf voor webshops beschrijft. Wat voor jou past, bepalen we in de scan met jou en je accountant.
| Gegevens | Richting | Wanneer | Waar we op letten |
|---|---|---|---|
| Vooruitbetaalde bestellingen | Shopify → Twinfield | Per dag, per betaalprovider | Als één journaalpost per dag en provider. Een klant in Twinfield is dan niet nodig. |
| Bestellingen op rekening | Shopify → Twinfield | Per bestelling | Als verkooptransactie per factuur en klant. Met de pakketten Compleet en MKB Boekhouden kan ook een verkoopfactuur worden aangemaakt. |
| Klanten | Shopify → Twinfield | Bij een bestelling op rekening | Als debiteur (dimensie DEB). We laten Twinfield de klantcode kiezen, zodat het masker van je administratie klopt. |
| Betalingen | Twinfield → koppeling | Regelmatig opgehaald | Twinfield stuurt geen meldingen. Wij vragen de betaalstatus daarom op, en letteren af met de afletterfunctie van Twinfield. |
| Retouren en terugbetalingen | Shopify → Twinfield | Bij een terugbetaling | Als creditnota: een omgekeerde boeking op de verkooptransactie. |
| Voorraad | Niet via de Twinfield-API | Niet van toepassing | In de Twinfield-API hebben artikelen geen voorraadvelden. Voorraad houd je daarom bij in Shopify of in een magazijnsysteem of ERP. |
Zo praat een koppeling met Twinfield.
De API van Twinfield
Twinfield werkt met SOAP en XML. In de documentatie vonden we geen REST-API. Je logt in via OAuth 2.0 (OpenID Connect), waarbij het token en de administratiecode in de header van elk verzoek meegaan. De ClientId registreer je met een gratis Wolters Kluwer-account.
Certificering en toegang
Toegang is niet zomaar inbegrepen. Wolters Kluwer eist dat een koppeling wordt gecertificeerd, via een doorlopend, betaald API-abonnement. Elke twee jaar volgt hercertificering, en je krijgt een eigen testomgeving. Een niet-gecertificeerde ClientId krijgt maar 5 procent van de normale limieten.
De hoogte van het abonnement hebben we niet kunnen verifiëren. Vraag dat vooraf na, want het hoort bij de kosten van je koppeling.
Limieten in credits
Twinfield telt in credits: een leesaanroep kost 1 credit, andere aanroepen 3. Per ClientId geldt 1.000 credits per minuut, per organisatie ook 1.000 en per combinatie van ClientId en organisatie 500 credits per minuut. Er mogen niet meer dan 20 aanroepen tegelijk lopen per ClientId, en 10 per combinatie van ClientId en organisatie. Daarboven volgt een 429-fout met een wachttijd. Een transactie mag maximaal 1.000 regels hebben. Twinfield adviseert 500 regels per transactie en 25 transacties per verzoek.
Daarom boeken we in batches en met een wachtrij. Zeker bij bestellingen per dag bundelen is dat ook gewoon handiger voor je accountant.
Geen meldingen, dus ophalen
Twinfield heeft geen webhooks: de officiële best practice zegt dat er geen automatisch updatemechanisme naar buiten is. Wil je weten of een factuur is betaald, dan moet je dat opvragen. Aan de Shopify-kant garandeert Shopify de levering van webhooks ook niet, en raadt het zelf aan niet alleen daarop te vertrouwen. Daarom ontdubbelen we meldingen en draait er een controleslag die vergelijkt wat Shopify en Twinfield weten.
Boeken en foutmeldingen
Twinfield geeft boekingsfouten terug als resultaat 0 met een melding in de XML-respons, bijvoorbeeld bij een afgesloten periode. Die meldingen lezen we uit en sturen we door als er iets mis is. Een transactie waarvan de btw-bedragen niet kloppen, wordt geweigerd. We boeken definitief en laten Twinfield de btw automatisch balanceren, zoals Wolters Kluwer adviseert.
Zeven valkuilen, en hoe we ze voorkomen.
De meeste problemen met Twinfield zitten niet in de techniek, maar in het niveau van je pakket en de afspraken met je accountant.
Welk Twinfield-niveau heb je?
Verkoopfacturen aanmaken kan alleen met Compleet en MKB Boekhouden, niet met Extra of Basis. Verkooptransacties kunnen op elk niveau. Het laagste niveau, Basis Boekhouden, bestaat alleen via een Twinfield-accountant.
De factuurmodule
De factuur-API schrijft volgens de documentatie alleen naar de klassieke facturatiemodule. Voor de nieuwe module staat in de documentatie dat er nog geen webservice is. Daarom kijken we eerst welke module jij gebruikt.
Klantcodes volgen een masker
Klantcodes volgen een masker dat jij instelt. We laten Twinfield de code kiezen. Bij een bestaande klant worden adressen en bankgegevens vervangen, dus we controleren eerst of de klant al bestaat.
De administratiecode
De unieke sleutel in Twinfield is de administratiecode samen met de klantcode. Heb je meerdere administraties, dan houden we die nauwkeurig uit elkaar.
Btw die niet klopt
Wijkt het btw-bedrag af van wat Twinfield verwacht, dan wordt de transactie geweigerd. We leiden de btw af uit de btw-regels van Shopify en boeken afrondingsverschillen apart.
Afgesloten perioden
Is een periode afgesloten, dan geeft Twinfield een fout. Je beheerder kan de periodetabel ook zelf wijzigen. We spreken vooraf af in welke periode late boekingen en creditnota's terechtkomen.
Certificering kost tijd en geld
Een gecertificeerde koppeling vraagt een doorlopend API-abonnement en een certificeringstraject. Wie dat pas ontdekt als de koppeling klaar is, loopt vertraging op. Daarom regelen we het vooraf.
Koppelapp of maatwerk?
Voor Twinfield bestaan apps in de Shopify App Store, zoals Webwinkelfacturen en Combidesk. Webwinkelfacturen staat ook op de partnerlijst van Wolters Kluwer. Een app is vaak een prima start.
Een koppelapp past als…
- ✓ je één webshop hebt met standaardprocessen
- ✓ je accountant de boekingswijze van de app accepteert
- ✓ je geen eigen btw- of kostenplaatsregels hebt
- ✓ je snel wilt starten met een abonnement
Maatwerk past als…
- ✓ je accountant een eigen boekingsstructuur wil, met eigen dagboeken en rekeningen per verkoopkanaal
- ✓ je meerdere administraties koppelt
- ✓ je verkoop op rekening met een eigen factuurproces hebt
- ✓ je betaalstatussen wilt terugkoppelen naar Shopify
- ✓ je de koppeling zelf in beheer wilt hebben
Lees ook Shopify-webshop met een accountant die op Twinfield werkt en King, Twinfield of Yuki: welke boekhoudkoppeling past?.
Van losse systemen naar één geheel.
Scan en inventarisatie
We brengen samen met jou en je accountant in kaart welk Twinfield-niveau je hebt, hoe je wilt boeken (per dag of per factuur) en welke dagboeken, rekeningen en btw-codes gelden. Daar komt een vaste scope uit.
Bouwen en testen
We bouwen de koppeling en testen met een testadministratie en lastige scenario's: bestelling op rekening, vooruitbetaling, retour en afgesloten periode.
Live en monitoren
Je gaat live zonder verrassingen, vaak samen met een migratie of lancering. Daarna bewaken we de koppeling met logging en meldingen, zodat een mislukte bestelling niet ongemerkt blijft.
Dit hebben we van je nodig
- ✓ Toegang tot Twinfield en contact met je accountant
- ✓ Je dagboeken, grootboekrekeningen en btw-codes
- ✓ Een afspraak over boeken per dag of per factuur
- ✓ Welk Twinfield-niveau en welke factuurmodule je gebruikt
Eerlijk over de kosten.
Reken bij Twinfield op twee kostenposten naast de bouw: het API-abonnement dat Wolters Kluwer voor een gecertificeerde koppeling vraagt en eventueel een app. De hoogte van het API-abonnement hebben we niet kunnen verifiëren, vraag het vooraf na.
Een eerste ERP-koppeling zit inbegrepen vanaf het pakket Migratie Plus. Een losse koppeling bespreken we na de gratis scan, dan hoor je ook de doorlooptijd.
“De lijntjes zijn kort en Payam communiceert snel en helder. Je wordt als klant goed meegenomen in het gehele ontwikkelproces.”
Alles over de Twinfield-koppeling.
Heeft Twinfield een REST-API?
In de documentatie van Twinfield vonden we alleen een SOAP-API met XML. Je logt wel in met OAuth 2.0. Onze koppelingen bouwen we daarop.
Bestaat er een kant-en-klare Shopify-koppeling voor Twinfield?
Ja, in de Shopify App Store bestaan onder meer Webwinkelfacturen en Combidesk. Webwinkelfacturen staat op de partnerlijst van Wolters Kluwer. Voor een eenvoudige webshop is een app vaak genoeg.
Maakt de koppeling facturen aan in Twinfield?
Dat hangt van je niveau af. Verkoopfacturen aanmaken kan met Compleet en MKB Boekhouden, niet met Extra of Basis. Verkooptransacties kunnen op elk niveau. Daarom boeken we soms een transactie in plaats van een factuur.
Hoe boek je bestellingen die vooruit zijn betaald?
Volgens Wolters Kluwer als één journaalpost per dag en per betaalprovider, zonder klant in Twinfield. Bestellingen op rekening boek je als verkooptransactie per factuur en klant.
Wat betekent een gecertificeerde koppeling?
Wolters Kluwer eist dat een koppeling wordt gecertificeerd via een doorlopend, betaald API-abonnement, met hercertificering na twee jaar. Een niet-gecertificeerde koppeling krijgt maar een klein deel van de limieten.
Zijn er limieten op de Twinfield-API?
Ja, in credits: een leesaanroep kost 1, andere aanroepen 3. Per combinatie van ClientId en organisatie geldt 500 credits per minuut, met een maximum aan gelijktijdige aanroepen. Daarboven volgt een 429-fout. We boeken daarom in batches.
Stuurt Twinfield meldingen als een factuur is betaald?
Nee, Twinfield heeft geen webhooks. De betaalstatus moet worden opgevraagd. Onze middleware doet dat regelmatig en koppelt het terug.
Kan ik meerdere administraties koppelen?
Ja. In Twinfield is de administratiecode samen met de klantcode de unieke sleutel. We houden administraties strikt gescheiden en testen elke administratie apart.
Hoe gaat de koppeling om met btw?
Twinfield weigert een transactie als de btw-bedragen afwijken. Wij leiden de btw af uit de btw-regels van Shopify, koppelen die aan de juiste btw-code en boeken afrondingsverschillen apart.
Wat gebeurt er bij een afgesloten periode?
Twinfield geeft dan een foutmelding terug. We lezen die uit en melden het. Vooraf spreken we af in welke periode late boekingen en creditnota's worden geboekt.
Shopify & Twinfield koppelen?
Vrijblijvend, binnen 2 werkdagen weet je welke koppeling past en hoe de aanpak eruitziet.