De meeste webshops beheren voorraad op basis van wat er het langst ligt (first in, first out). Bij food en drinks is dat niet de juiste vraag: daar telt niet hoe lang iets al ligt, maar wanneer het verloopt. Dit artikel legt uit waarom dat verschil ertoe doet.
In het kort
- Standaard voorraadlogica (FIFO) gaat uit van ontvangstvolgorde, niet van houdbaarheidsdatum.
- Bij food en drinks moet je juist sturen op wat het eerst verloopt (FEFO), niet op wat het eerst binnenkwam.
- Zonder die logica loop je risico op derving: producten die over datum raken voordat ze verkocht worden.
- Een ERP-koppeling die houdbaarheidsdata meeneemt, voorkomt dit automatisch in plaats van via handmatige controle.
Het verschil tussen FIFO en FEFO
FIFO (first in, first out) verkoopt voorraad in de volgorde waarin die is ontvangen. Voor de meeste producten is dat prima. Bij food en drinks kan een latere levering met een kortere houdbaarheidsdatum eerder moeten worden verkocht dan een eerdere levering die toevallig langer houdbaar is. Dat heet FEFO: first expired, first out, sturen op houdbaarheidsdatum in plaats van op ontvangstvolgorde.
Waarom dit verschil geld kost als je het mist
Verkoop je op basis van ontvangstvolgorde in plaats van houdbaarheid, dan is de kans reëel dat een deel van je voorraad over datum raakt terwijl er nog "oudere" voorraad met een langere houdbaarheid ligt te wachten om als eerste verkocht te worden. Dat heet derving, en het is een directe streep door je marge.
Hoe je dit in de praktijk voorkomt
Dit vraagt dat houdbaarheidsdata per partij is vastgelegd in je voorraadsysteem, en dat je verkoopproces (of het magazijnproces erachter) daadwerkelijk stuurt op die datum. Handmatig is dit foutgevoelig zodra het aantal producten en partijen toeneemt; een ERP-koppeling die houdbaarheidsdata meeneemt in de voorraadlogica, doet dit automatisch en consequent.
Wat dit betekent voor je Shopify-shop
Naar de klant toe hoeft dit niet zichtbaar te zijn, maar de onderliggende voorraadlogica bepaalt wel of je marge overeind blijft. Voor abonnementen en herhaalaankopen (vaak relevant in food en drinks) is dit extra belangrijk: een vaste levering met een product dat bijna over datum is, is een van de snelste manieren om een abonnee te verliezen.
Conclusie
Bij food en drinks is houdbaarheid, niet ontvangstvolgorde, de juiste basis voor je voorraadlogica. Wil je weten hoe dat voor jouw assortiment werkt? Bekijk Shopify voor food en drinks of vraag een gratis scan aan.