Een klant ontvangt een verzendbevestiging met een trackinglink, klikt er meteen op, en ziet nog niets. Niet omdat er iets misging, maar omdat er een normale kloof zit tussen het moment waarop een label wordt geprint en het moment waarop de vervoerder het pakket voor het eerst daadwerkelijk scant, net zo goed relevant als proactief communiceren bij een daadwerkelijke vertraging.
In het kort
- Een verzendbevestiging wordt gegenereerd zodra een label is geprint, wat uren kan liggen vóór het systeem van de vervoerder iets registreert.
- Deze verwachting direct in de verzendbevestiging zelf zetten, voorkomt een "is dit wel echt?"-vraag op dezelfde dag.
- Deze kloof loopt doorgaans langer op tijdens drukke periodes, het vermelden waard als dat relevant is.
- Blijft tracking langer dan een dag helemaal leeg, dan is dat een ander, daadwerkelijk probleem dat opvolging verdient.
Een normale kloof tussen printen en de eerste scan
Een verzendlabel printen en het moment waarop een vervoerder dat pakket daadwerkelijk oppikt en scant, liggen zelden op exact hetzelfde moment. Deze paar uur vertraging is een normaal onderdeel van het logistieke proces, geen teken dat er iets misgaat met de bestelling.
Zet deze verwachting in de verzendbevestiging zelf
Een korte zin, "de trackinginformatie kan enkele uren duren voordat die zichtbaar wordt", voorkomt dat een klant binnen het uur al ongerust contact opneemt. Deze verwachting hoort in de bevestigingsmail zelf te staan, niet pas als antwoord op een vraag die daardoor nooit gesteld had hoeven worden.
Deze kloof is langer tijdens drukke periodes
Rond piekmomenten, wanneer vervoerders grotere volumes verwerken, kan de tijd tussen label printen en eerste scan langer oplopen dan normaal. Dit tijdelijk expliciet vermelden tijdens dat soort periodes voorkomt extra onrust bij klanten die de gebruikelijke, kortere kloof gewend zijn.
Blijft tracking langer leeg, is dat een ander probleem
Een kloof van enkele uren is normaal; een pakket dat na een volledige dag nog steeds geen enkele scan toont, wijst mogelijk op een daadwerkelijk logistiek probleem. Dit onderscheid, tussen de gebruikelijke korte vertraging en een reëel probleem, bepaalt of een situatie gewoon moet worden uitgelegd of daadwerkelijk moet worden onderzocht.
Conclusie
Communiceer de normale kloof tussen label printen en de eerste scan al in de verzendbevestiging, en herken het verschil met een daadwerkelijk uitblijvende scan na een langere periode. Wil je je verzendcommunicatie op dit vlak laten doorlichten? Vraag een gratis scan aan.