Dat klanten recht hebben op inzage en verwijdering van hun gegevens, staat in vrijwel elke privacyverklaring. Wat er in de praktijk gebeurt zodra een klant dat recht daadwerkelijk uitoefent, is een ander verhaal, en vaak minder goed voorbereid dan de verklaring doet vermoeden.
Let op: dit is algemene uitleg, geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel over jouw specifieke proces een specialist.
In het kort
- Een verzoek raakt zelden alleen je webshop-systeem, maar ook gekoppelde tools zoals e-mail en boekhouding.
- Verifieer de identiteit van de aanvrager voordat je gegevens vrijgeeft of verwijdert.
- Niet alles mag zomaar verwijderd worden: sommige gegevens moet je wettelijk nog bewaren.
- Een vastgelegd, herhaalbaar proces voorkomt improviseren bij elk nieuw verzoek.
Eén verzoek, meerdere systemen
Een klantverzoek om gegevens te verwijderen raakt niet alleen je webshop-database, maar mogelijk ook je e-mailtool, je ERP-koppeling en eventuele analysetools waarin klantdata is opgeslagen. Een proces dat alleen de webshop zelf afhandelt, laat sporen achter in systemen die net zo goed onder het verzoek vallen.
Identiteit verifiëren vóór je iets doet
Een verzoek dat zomaar wordt uitgevoerd zonder te controleren of de aanvrager daadwerkelijk de klant is over wie het gaat, opent de deur voor misbruik: iemand anders zou in theorie gegevens van een ander kunnen laten inzien of verwijderen. Een simpele verificatiestap, bijvoorbeeld via het bekende e-mailadres van het account, hoort bij een zorgvuldig proces.
Niet alles mag verdwijnen
Bepaalde gegevens, zoals factuurgegevens, moeten om andere wettelijke redenen (fiscale bewaarplicht) nog een tijd bewaard blijven, ook als een klant om volledige verwijdering vraagt. Een goed proces onderscheidt wat direct kan worden verwijderd en wat wettelijk nog moet blijven staan, in plaats van klakkeloos alles te wissen of juist niets.
Een vastgelegd proces in plaats van improviseren
Een verzoek dat zelden voorkomt, wordt bij het eerste geval al snel ad hoc afgehandeld. Een kort, vastgelegd stappenplan, wie het verzoek ontvangt, hoe identiteit wordt geverifieerd, welke systemen worden nagelopen, zorgt dat elk volgend verzoek net zo zorgvuldig verloopt, ook als een andere collega het oppakt.
Conclusie
Een AVG-verzoek goed afhandelen vraagt een vooraf doordacht proces, niet een improvisatie op het moment zelf. Twijfel je over jouw specifieke situatie, raadpleeg dan een specialist. Wil je dit proces technisch goed laten inrichten? Vraag een gratis scan aan.